Paket A — Struktur- & Berechtigungs-Baseline.
Informationsarchitektur, Namensschema, Zonenmodell, Berechtigungslogik — als entscheidungsreifes Dokument. Zwei bis vier Wochen. Keine Eingriffe in die Live-Umgebung — das ist Paket B.
Wann Paket A der richtige Schritt ist.
- Wenn die Bestandsaufnahme vorliegt und die Lage bekannt ist.
- Wenn klar ist, dass umstrukturiert werden muss, aber das Zielbild fehlt.
- Wenn die Berechtigungslogik neu gedacht werden soll, ohne bereits in der Live-Umgebung einzugreifen.
- Wenn eine interne Diskussion über Struktur und Zugriff entscheidungsreif gemacht werden muss.
- Wenn Paket B intern noch nicht genehmigt ist, aber das Konzept dafür entstehen soll.
Was wir definieren.
Informationsarchitektur
Zonenmodell — welche Inhalte gehören in welche Ebene (persönlich, Team, Abteilung, Organisation, extern). Ableitung aus Ihrer Organisationsstruktur, nicht aus generischen Referenzmodellen.
Namenskonventionen
Benennungsregeln für Sites, Teams, Gruppen, Kanäle, Bibliotheken. Eindeutigkeit, Sortierbarkeit, Skalierbarkeit auf zehn Jahre Wachstum. Migrationsregeln für bestehende abweichende Benennungen.
Berechtigungslogik
Gruppenstrategie — welche Gruppen gibt es, wer ist Owner, wie werden sie gepflegt. Vererbungsregeln, Umgang mit Ausnahmen, Rolle von Freigabelinks.
Lebenszyklus
Regeln für Entstehung, Archivierung, Löschung von Sites und Teams. Ownership-Verpflichtungen, Inaktivitätsregeln, Archiv-Zone.
Entscheidungsvorlagen
Für jede strategische Entscheidung ein Ein-Seiten-Dokument mit Optionen, Konsequenzen und Empfehlung.
Der Ablauf im Detail.
Woche 1 — Kick-off
Kick-off-Workshop (2 h) zur Klärung der Rahmenbedingungen. Review vorhandener Bestandsdaten. Erste Arbeitshypothesen zum Zielbild.
Woche 1–2 — Entwurfsphase
Erarbeitung Zonenmodell, Namenskonventionen, Gruppenstrategie. Erster Entwurf geht an Sie.
Woche 2–3 — Abstimmungsworkshop
90-minütiger Workshop mit IT und einem Fachbereichsvertreter. Offene Punkte werden gezielt adressiert, Entscheidungsvorlagen durchgesprochen.
Woche 3–4 — Finalisierung und Abnahme
Einarbeitung der Workshop-Ergebnisse. Finalversion des Baseline-Dokuments. 60-minütige Abnahmesitzung mit formaler Freigabe.
Was Sie am Ende in der Hand halten.
- Baseline-Dokument (PDF, 30–60 Seiten) mit Zonenmodell, Namenskonventionen, Gruppenstrategie, Lebenszyklusregeln
- Entscheidungsvorlagen (Ein-Seiten-Format) zu je fünf bis acht strategischen Entscheidungen
- Migrationsleitfaden: Wie bestehende Abweichungen zum Zielbild überführt werden
- Visualisierung des Zonenmodells
- Einseitige Management-Summary für die interne Genehmigung von Paket B
Was Paket A ausdrücklich nicht leistet.
- Keine Umsetzung in der Live-Umgebung — das ist Paket B
- Keine Bestandsaufnahme — Voraussetzung ist Paket 0 oder vergleichbare interne Grundlage
- Keine Copilot-Konfiguration
- Keine technische Implementierung von DLP, Labels oder Retention
- Keine Change-Management-Kommunikation für Endnutzer
Was wir von Ihnen brauchen.
- Vorliegende Bestandsaufnahme
- Benannter IT-Entscheider mit Mandat für strukturelle Festlegungen
- Ein Fachbereichsvertreter für den Abstimmungsworkshop
- Etwa sechs Stunden Zeit auf Ihrer Seite über die Projektlaufzeit
Häufige Fragen.
Können wir Paket A buchen, ohne vorher Paket 0 gemacht zu haben?
Ja, wenn Sie eine belastbare eigene Bestandsaufnahme vorweisen können. Wir prüfen das im Vorgespräch. Fehlt die Grundlage, ist Paket 0 der pragmatischere Einstieg.
Ist die Baseline übertragbar, falls wir später einen anderen Dienstleister umsetzen lassen?
Ja. Das Baseline-Dokument ist so angelegt, dass jeder kompetente M365-Dienstleister es umsetzen kann. Keine proprietären Formate, keine Tool-Abhängigkeiten.
Was, wenn im Workshop Grundsatzfragen aufbrechen, die den Rahmen sprengen?
Wir dokumentieren sie als offene Entscheidungen. Falls der Rahmen mehr als punktuell betroffen ist, besprechen wir eine Verlängerung transparent — keine stillen Aufschläge.
Wird unsere bestehende Struktur einbezogen oder komplett neu gedacht?
Beides wird geprüft. Wir bauen nicht aus Prinzip neu — wir bauen dort neu, wo die bestehende Logik nicht skaliert.
Wie verhält sich die Baseline zu bestehenden internen Governance-Dokumenten?
Als Ergänzung, nicht als Ersatz. Wir arbeiten bestehende Dokumente aktiv ein und markieren Stellen, an denen Konsistenzbrüche bestehen.
Paket A ist der Scharnierpunkt zwischen Lagefeststellung und Umsetzung. Wer hier sauber arbeitet, spart in Paket B Wochen.